Tự thiết lập. Từng bước rõ ràng.

Tạo tài khoản và xác nhận email

• Đăng ký doanh nghiệp bằng email của người sẽ quản lý không gian làm việc.
• Mở email xác nhận, hoàn tất đăng nhập rồi kiểm tra đúng tên doanh nghiệp đang chọn.
• Nếu đã có tài khoản, đăng nhập để tiếp tục; kiểm tra doanh nghiệp trước khi nhập dữ liệu.

Thiết kế quy trình đầu tiên

• Tạo quy trình với các bước thực tế của đội ngũ. Đặt tên dễ hiểu và người phụ trách phù hợp.
• Thêm trường dữ liệu cần nhập tại từng bước; đánh dấu thông tin bắt buộc khi cần.
• Chạy thử một hồ sơ kiểm thử, xem trước rồi phát hành cấu hình. Chỉ nhập dữ liệu thật khi đã kiểm tra quyền và cách bàn giao.

Mời đúng người, cấp đúng quyền

• Chủ doanh nghiệp mời thành viên bằng email và chọn vai trò theo công việc.
• Kiểm tra lại tài khoản của nhân viên chỉ thấy thông tin được giao.
• Khi thay đổi người phụ trách, rà soát quyền xem, sửa và duyệt trước khi bàn giao.

Phân hệ sử dụng phụ thuộc gói dịch vụ và vai trò được cấp.

Bắt đầu Kế toán bằng số liệu đúng

• Mở Kế toán ở tab riêng và đăng nhập bằng tài khoản được cấp vai trò Chủ doanh nghiệp hoặc Kế toán.
• Rà soát danh mục tài khoản tham khảo, nhập số dư đầu kỳ cân bằng và kiểm tra trước khi duyệt ghi sổ.
• Lập chứng từ đầu tiên hoặc đọc file XML mua hàng để xem trước bản nháp. Dữ liệu mẫu được mở riêng để không lẫn vào sổ doanh nghiệp.

Phân bổ hàng và chọn kho giao nhận

• Tạo sản phẩm và kiểm tra tồn đầu kỳ. Số tồn hiện có được giữ tại Kho chung.
• Mở Kho & Giao nhận, thêm địa điểm kho rồi chuyển lượng hàng thực tế giữa các kho.
• Chọn kho thực hiện trên đơn trước khi duyệt. Tồn khả dụng tại đúng kho đó phải đủ để giữ và xuất hàng.

Giữ rõ số lượng và giá trị

• Thủ kho lập kiểm kê nháp; chủ doanh nghiệp hoặc quản lý kiểm tra và duyệt chênh lệch.
• Lập phiếu cân cho sản phẩm đơn vị kg, kiểm tra khối lượng tịnh rồi xác nhận giao/nhập một lần theo đơn liên kết.
• Ghi nhận hàng trả thực tế theo đơn gốc. Kế toán đối chiếu riêng giá trị, công nợ và hóa đơn tại mục Đối chiếu giá trị.

Các biến động số lượng chưa định giá không tự tạo bút toán kế toán.